سازمان ها و ادارات: مکانیزاسیون و اتوماسیون اداری

امروزه با توجه به نقش پر اهمیت اطلاعات و فرآیندها در سازمان های بزرگ، عدم وجود فرایندها، استانداردها و راهکارهای مناسب جهت تجمیع، طبقه بندی و تحلیل اطلاعات مشکلی جدید محسوب می شود. به این دلیل که، حجم بسیار بالای اطلاعات، پیچیدگی فراوانی در زمینه تصمیم سازی و برنامه ریزی ایجاد می نماید. مناسب ترین راه حل برای این مشکلات، ایجاد یک سامانه جامع اطلاعاتی بر پایه فناوری اطلاعات می باشد که با بهره گیری از ابزارهای هوش تجاری (Business Intelligence)، فرایندها و راهکارهای مدیریت و تصمیم سازی را فراهم می آورد. هوش تجاری یکی از جدیدترین مباحث و روش های توسعه سازمان و تحلیل عملکرد می باشد. هوش تجاری به مدیران سازمان ها کمک خواهد نمود تا با بررسی دقیق شرایط و عملکرد سازمان در کلیه بخش های تحت نظارت خود، سریع ترین و دقیق ترین تصمیم ها را در جهت افزایش میزان بهره وری سازمان اتخاذ نمایند. این سیستم ها با تحلیل و آنالیز اطلاعات و ارائه گزارشات جامع و متنوع به شکل نمودارها، چارت ها، جداول و ... نقش بسیار مهمی در جهت مدیریت عملکرد سازمان ها و فرایند تصمیم گیری و برنامه ریزی ایفا می نمایند. 

 هوش تجاري يعني دراختيار قراردادن اطلاعات مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب براي اخذ تصميم مناسب  

نوع اول خدمات شرکت، ارائه مشاوره و نظارت بر راه اندازی و اجرای سامانه های یکپارچه مدیریت، نظارت و اتوماسیون منطبق بر نیازهای سازمان می باشد. با توجه بر اینکه چندین شرکت محصولات متنوعی در این زمینه ارائه نموده اند، لذا روند اجرای این طرح می تواند بدین گونه باشد که پس از نیازسنجی، مناسب ترین محصول موجود انتخاب گردد و در جهت انطباق با نیازهای سازمان، سفارشی سازی گردد. البته با توجه به اینکه معمولا این محصولات شامل موتور گردش کار یا Work Flow Engine می گردند، می توان با آموزش مناسب تعدادی از پرسنل سازمان، بخشی از روند سفارشی سازی را داخل سازمان اجرا نمود تا برای نیازهای آتی، نیاز به صرف هزینه مالی و زمانی چندانی وجود نداشته باشد.

نوع دوم خدمات، نیازسنجی، طراحی و پیاده سازی یک سامانه یکپارچه مدیریت، نظارت و اتوماسیون به صورت سفارشی منطبق بر نیازهای کنونی و آتی سازمان می باشد. البته در این روش جهت کاهش هزینه ها می توان از برخی محصولات موجود در بازار استفاده نمود و با پیاده سازی یک سامانه جامع، ارتباط مناسبی میان نرم افزارهای خریداری شده و نرم افزارهای پیاده سازی شده ایجاد نمود.

نوع دوم خدمات به سازمان ها و شرکت هایی توصیه می گردد که نرم افزارهای موجود، نیازهای آن ها را مرتفع نکند و نیاز به یک سامانه یکپارچه و اختصاصی داشته باشند.

مستقل از اینکه کدام یک از خدمات فوق به شما ارائه می شود، نکاتی در زمینه خرید یا سفارشی سازی نرم افزارهای مناسب وجود دارد که ما بر اساس میزان بودجه، زمان و زیرساخت های سازمان، مناسب ترین روش را با ذکر دلایل مستدل ارائه می دهیم.

 

نکاتی در زمینه انتخاب نرم افزارهای مناسب:

به صورت کلی نرم افزارهای عمومی مورد نیاز سازمان ها شامل موارد زیر می گردد.

  • نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه
  • نرم افزار آرشیو و بایگانی
  • نرم افزار امور قراردادها و مناقصات
  • نرم افزار حقوق و دست مزد و تایم شیت
  • نرم افزار مالی

همچنین دو راه حل جهت خرید نرم افزارهای مورد نیاز وجود دارد.

  • مجموعه نرم افزارهای یکپارچه (Total Solution)
  • استفاده از نرم افزارهای مجزا برای بخش های مختلف

در حالت یکپارچه تمامی نرم افزارها باید از یک شرکت خریداری شود که تمامی نرم افزارهای مورد نیاز را به صورت یک راه حل جامع ارائه می دهد و تمامی نرم افزارها متصل به هم بوده و یکپارچگی اطلاعات میان آن ها برقرار است. راه حل دیگر استفاده از نرم افزارهای مجزا است که محصول شرکت های مختلف و یا محصول های مختلف(مجزا) یک شرکت می تواند باشد.

مزایای راه حل جامع:

  • یکپارچگی اطلاعات و عدم نیاز به ورود چند باره اطلاعات در نرم افزارهای مختلف
  • سهولت دریافت گزارش های جامع
  • سهولت توسعه و یا استفاده از نرم افزارها و تکنولوژی های دیگر (مانند هوش تجاری و ...) بدلیل ذخیره تمامی اطلاعات در یک انبار داده
  • معمولا شرکت هایی که راه حل جامع ارائه می دهند، زیرسیستم ها یا ماژول های مناسبی نیز تهیه کرده اند که در صورت نیاز آتی سازمان به خرید آنها، دیگر نیازی به انتقال اطلاعات یا ورود اطلاعات قدیم وجود ندارد و به راحتی و هزینه اندک قابل راه اندازی و استفاده می باشند.

مزایای نرم افزارهای مجزا:

  • معمولا قیمت پایین به دلیل عدم نیاز به خرید مجموعه ای از نرم افزارها
  • تطابق امکانات با نیازهای سازمان و در نتیجه هزینه کمتر خرید و آموزش به دلیل اینکه نرم افزارهای بیشتری در لیست انتخاب قرار می گیرند.